Fonctionnement des sorties

Inscription aux sorties

Comment s'inscrire ?

Vous êtes adhérent et vous souhaitez participer à une sortie, l'inscription se fait directement sur le site du CAF LP (page d'accueil, menu "Agenda et Inscription").
Vous accéderez directement au module de gestion des sorties.
Au premier accès, si vous ne vous êtes pas identifié sur le portail FFCAM, il vous faudra entrer votre adresse mail et enregistrer un mot de passe en cliquant sur « Mot de passe oublié » et suivre les instructions.
L'adresse mail à utiliser est bien sur celle que vous avez déclaré lors de votre inscription.
Vous pourrez alors voir les sortie disponibles.
Une fois la sortie choisie, cliquez sur la vignette de la sortie et vous aurez le détail (date et heure de la sortie, lieu de la sortie, heure de RdV, lieu de RdV, description de la sortie, et le créneau pendant lequel les inscriptions sont ouvertes).
Pour s'inscrire, cliquez sur le bouton "+ m'inscrire".

Comment suivre l'état de votre pré-inscription ?

Le système vous envoie automatiquement un mail confirmant votre pré-inscription.
Quand l'encadrant valide votre inscription, le système vous envoie automatiquement un mail de confirmation.
En cas de refus d'inscription par l'encadrant, le système vous envoie automatiquement un mail de notification du refus de votre inscription avec la raison du refus.
A la confirmation de la sortie, le système vous envoie automatiquement un mail de confirmation de celle-ci.
Vous pouvez bien sur aller consulter, dans la sortie, l'état de votre inscription et consulter vos notifications pour suivre les info reçues.

Comment annuler une inscription ?

Il est possible à tout moment d'annuler votre inscription.
Pour cela, il faut aller dans la sortie et cliquer sur l'icône de votre état d'inscription et choisir l'option "Annuler la participation".
Le système vous envoie alors automatiquement un mail de confirmation de votre annulation d'inscription.

Location kit DSP (DVA/Sonde/Pelle)

V3 - 04-09-2025

Le club a fait l'acquisition de 6 kits DSP (cout moyen de 300 euros chacun).
Ce matériel est mis en location pour les adhérents du club à 10 euros pour une journée ou un WE (sauf exception décrite ci-après).
Il est réservé par ordre de priorité à :
1 - Ceux en formation FFCAM organisée par le club
2 - Ceux participant à une sortie "neige" (alpinisme, raquettes ou ski de rando) mise au programme du club.
Pour les séjours de plus de 2 jours, le tarif est comme suit : 10 euros les 2 premiers jours + 10 euros par jour supplémentaire.
Les cadres participant à une sortie club bénéficient gratuitement de cette location.
La réservation se fait auprès de Pascal - Prévoir quelques jours avant la date de la sortie pour la résa et pour récupérer le matériel.
Un chèque de caution de 300 euros sera demandé lors de la première demande de location (kit DSP ou kit Canyon); le chèque sera detruit en fin d'année.
Le paiement se fait avant la sortie ici : https://www.helloasso.com/associations/lachez-prises/paiements/location-materiel.

Location kits Canyon (combinaison et baudrier)

V3 - 04-09-2025

Le club a fait l'acquisition de 8 kits Canyon (cout moyen de 150 euros chacun).
Ce matériel est mis en location pour les adhérents du club à 10 euros pour une journée ou un WE (sauf exception décrite ci-après).
Il est réservé par ordre de priorité à :
1 - Ceux en formation FFCAM organisée par le club
2 - Ceux participant à une sortie canyon mise au programme du club.
Pour les séjours de plus de 2 jours, le tarif est comme suit : 10 euros les 2 premiers jours + 10 euros par jour supplémentaire.
Les cadres participant à une sortie club bénéficient gratuitement de cette location.
La réservation se fait auprès de Pascal - Prévoir quelques jours avant la date de la sortie pour la résa et pour récupérer le matériel.
Un chèque de caution de 300 euros sera demandé lors de la première demande de location (kit DSP ou kit Canyon); le chèque sera detruit en fin d'année.
Le paiement se fait avant la sortie ici : https://www.helloasso.com/associations/lachez-prises/paiements/location-materiel.

Frais de covoiturage

V1 - 08-02-2024

Lors des sorties (hors canton) des frais de covoiturage s'applique.
Ils sont calculés comme suit :

Cout covoiturage total (CT) = (nombre de km (A/R) * 0.2 + frais de péages A/R) * nb voitures
Contribution covoiturage par participant (CP) = CT /nb de personnes dans les voitures (y compris les chauffeurs)
Indemnité à régler à chaque chauffeur (IC) = CT / nb voitures

CP et IC sont arrondis à l'euro le plus proche.

Le but de ce calcul est que :
- chaque chauffeur soit indemnisé de la même façon quel que soit le nombre de personne qu'il transporte
- chaque inscrit participe aux frais de transport de la même façon quel que soit le nombre de personne avec lui dans la voiture

Exemple 1 : sortie à Isola 2000 - une voiture de 4 personnes et une voiture de 3 personnes / 141 km aller / Péage : 5 euros
CT = ((141*2*0.2) + 5*2) * 2) = 132,8 euros
CP = 132,8 / 7 = 19 euros par personne
IC = 132,8 / 2 = 66 euros pour chaque chauffeur

Exemple 2 : sortie à Isola 2000 - deux voitures de 4 personnes chacune / 141 km aller / Péage : 5 euros
CT = ((141*2*0.2) + 5*2) * 2) = 132,8 euros
CP = 132,8 / 8 = 17 euros par personne
IC = 132,8 / 2 = 66 euros pour chaque chauffeur

Ces montants seront précisés dans la description de chaque sortie, et chacun devra prévoir sa contribution en espèces (voire un peu plus si désistement de certain(s) le matin de la sortie).

Le lieu de départ des covoiturages est le parking de covoiturage près de Balitrand (Tourettes) sur la D562.
Pour ceux qui habitent sur la côte, c'est à Fréjus (frais de covoiturage à calculer pour ce départ par les personnes concernées).

Politique de Remboursement d'arrhes/acompte au CAF de Montauroux

V1 - 08-11-2024

Les buts de ce texte sont :

de porter à la connaissance des adhérents les règles en vigueur au club concernant le remboursement d'arrhes ou d'acompte.
de traiter tous les adhérents sur un pied d'égalité.
de limiter l'implication du club lors de la demande de remboursement d'un adhèrent, aussi bien financièrement qu'en terme d'interface avec le prestataire.

Bien évidemment, ces règles ne concernent que les sorties clubs (au sens FFCAM).

En cas de réservation individuelle : l'adhèrent qui annule sa participation - quel que soit la raison de cette annulation - devra se rapprocher du prestataire (camping, gite, location, refuge etc…) afin de négocier le remboursement des sommes déjà versées. En aucun cas le club ne s'impliquera dans cette négociation, que ce soit pour la discussion avec le prestataire ou pour un éventuel remboursement. Cela s'applique quel que soit le type de sortie.
Si le club est à l'origine d'une réservation de groupe auprès d'un prestataire (par exemple - réservation par le club d'une vingtaine de places dans un camping pour un séjour multi-activités), deux cas de figures peuvent se présenter :
2.1 Annulation individuelle dans la réservation de groupe : les règles du cas 1 s'applique.
2.2 Annulation - par le club - de la réservation de groupe : le club se chargera des négociations avec le prestataire.
Le club se conformera aux propres règles d'annulation de réservation du prestataire (non-remboursement ou remboursement de tout ou partie des sommes versées, report à une date ultérieure de la réservation…).
Le club en informera les adhérents concernés et gèrera le remboursement le cas échéant.

Tout adhèrent a aussi la possibilité de souscrire auprès de la FFCAM une assurance annulation voyage/séjour dénommée Flexi ou Flexi+.
Plus d'informations ci-dessous: